Aplikasi “To-Do-List” Ala-Ala

Pada dasarnya, saya adalah pelupa. Namun penugasan dari kantor rasanya tidak akan pernah memaklumi hal itu. Hasilnya adalah puluhan janji yang terbengkalai karena “terpendam” oleh penugasan-penugasan baru.

Saya sudah meng-install berbagai apps di ponsel untuk mencatat setiap penugasan yang saya terima. Kalau saya ingat, saya akan meneruskan penugasan tersebut ke staf secara lisan atau WA. Masalahnya kembali ke awal itu tadi: Saya lupa. Dan ternyata staf saya juga lupa.

Baiklah. Saya memutuskan untuk coba membuat aplikasi ala-ala di Intranet. Kita namakan saja “e-Tugas”. Prinsipnya sama: mencatat tugas yang harus dikerjakan. Bedanya dengan apps lain, saya bisa share catatan saya tersebut ke staf. Dan staf saya bisa men-share catatan tersebut ke staf lainnya. Jadilah semacam “kolaborasi anti lupa”.

Inilah tampilan awal e-Tugas.

Catatan berwarna merah berarti sudah melampaui deadline; kuning berarti ada deadline-nya; dan kalau putih tidak ada deadline-nya.

Tampilan lengkap suatu catatan adalah seperti di bawah ini:

Saya bisa langsung melihat laporan terakhir yang disampaikan oleh staf. Di bagian bawah ada nama2 pegawai yang terlibat dalam penugasan tersebut. Jika judul diklik, akan tampil history yang lebih rinci.

Saya dan staf bisa saling menulis progres penyelesaian tugas, dengan tampilan berupa thread. Laporan bisa dilengkapi dengan attachment.

Kembali ke tujuan awal, saya dan staf akan selalu diingatkan oleh sistem bahwa ada penugasan yang harus diselesaikan.

Sebagai bonus, ternyata saya bisa melihat beban kerja staf. Jadi, kalau ada yang sedang overload, saya akan menugaskan staf lain yang agak idol idle.

Semoga aplikasi ala-ala ini bisa membantu saya untuk #MenolakLupa

😀

Bergantung pada jabatan

Ketika kita memutuskan untuk bergantung pada jabatan, maka pada saat itulah kesengsaraan dimulai,

yaitu ketika kita berharap bahwa setiap bulan akan mendapat take home pay yang besar, lalu mulai mengubah gaya hidup kita menjadi lebih konsumtif,

bahwa kita “memiliki” kendaraan tambahan yang bisa digunakan untuk segala keperluan (termasuk untuk ternak teri, atau di-Grab-in, dll), padahal itu sebenarnya adalah kendaraan yang disediakan untuk operasional kantor, bukan pribadi,

bahwa akan selalu ada perlakuan istimewa dari orang lain,

dll.

Masalahnya, jabatan adalah sementara. Terlebih di kalangan pegawai negeri. Dalam hitungan tiga bulan, jabatan bisa berganti atau hilang.

Dan apabila kita membawa keluarga untuk ikut bergantung pada jabatan, maka dampaknya akan catastrophic.

Jabatan, sejatinya adalah amanah. Amanah untuk membuat kehidupan semua orang menjadi lebih baik, yang diwujudkan dalam bentuk keputusan dan peraturan.

Ya, tugas pejabat adalah membuat keputusan dan peraturan.

Seharusnya tidak kurang dan tidak lebih dari itu.

IMHO.

Luruskan Niat, Sempurnakan ikhtiar

Ketika kita terapung sendirian di tengah lautan, ternyata modal “bisa berenang” saja tidak cukup. Ada ombak yang kuat dari kiri, kita akan terhempas ke kanan. Ada arus kuat dari bawah, kita akan tersedot ke bawah. Demikian pula jika ada angin dari depan, kita akan tertiup ke belakang. Akhirnya kita sendiri tidak tahu saat ini kita berada dimana.

Demikian juga hidup. Punya keahlian saja ternyata tidak cukup. Selalu ada ombak, angin, dan isapan arus di sekeliling kita, setiap hari… urusan-urusan yang membuat kita terhempas ke sana ke mari hingga kita bingung sekarang ada dimana dan harus berbuat apa.

Lantas, apa yang bisa membuat kita survive dan berhasil mencapai daratan? Niat yang lurus dan ikhtiar yang semakin sempurna. Itu jawaban yang saya peroleh dari khutbah Jumat minggu lalu.

“Saya ingin mencapai pulau yang ada di seberang sana.” Maka, meskipun ada ombak yang menghempaskan kita jauh ke belakang, kita akan segera reorientasi dan kembali berenang ke pulau tsb. Itulah niat yang lurus.

Namun, apabila sudah berenang sekian lama dan belum juga sampai di pulau tujuan, berarti kita harus memperbaiki cara berenang kita… entah teknik pernapasannya, kepakan tangan dan kaki, atau tahu kapan harus berhenti dan kapan berenang lagi. Continuous improvement, kata ahli manajemen. Itulah upaya untuk menyempurnakan ikhtiar.

Luruskan niat, Sempurnakan ikhtiar… sebatas itulah yang harus kita lakukan. Hasil akhirnya, serahkan kepada Sang Pencipta.

“Luruskan niat, Sempurnakan ikhtiar” juga bisa dipakai jika kita ingin jadi penjahat. Kalau memang Tuhan berkenan, suatu saat nama kita akan berkibar dan disegani orang.

Namun, sebaik2nya niat adalah ibadah. Sebaik2nya tujuan adalah ridho Allah SWT.

Btw, nanti siang mungkin saya sudah lupa kalau pernah menulis ini. Oleh karena itu, tolong ingatkan saya ya 🙂

Saya dan Instagram: The First Love.

Awalnya saya mengira Instagram adalah sebuah aplikasi berisi filter/effect untuk mengedit foto (seperti Adobe Photoshop, GIMP, dll) agar foto kita terlihat seperti foto2 jadul. Rencana saya, setelah di-edit di Instagram, foto tsb akan saya upload ke facebook supaya terlihat oleh teman2. Makanya saya sempat bingung, kenapa untuk bisa menggunakan Instagram, kok harus registrasi akun terlebih dahulu?

Saya pernah baca beberapa artikel bahwa Instagram adalah semacam socmed yang digunakan untuk berbagi foto. Hmmm, socmed? Why? Kan sudah ada facebook? Kita toh bisa berbagi foto di facebook. Terlebih, pengertian saya pada saat itu adalah bahwa socmed harus didasari oleh hubungan pertemanan, seperti friendster dan facebook. Lagipula, buat  apa punya banyak akun socmed? Itu kira2 sekitar tahun 2011.

Pertama kali menggunakan Instagram, dan hingga beberapa kali setelahnya, saya benar2 memanfaatkannya hanya untuk edit foto. Setelah memilih filter dan klik “Next”, saya langsung keluar/exit dari Instagram, karena foto jadul hasil edit-an sudah tersimpan di Gallery. Saya tidak pernah klik “Share”, pun memberi caption :-))

Sekitar sebulan kemudian, barulah saya coba2 klik “Share” (namun tetap tanpa caption). Yang ada di bayangan saya waktu itu, mungkin Instagram berbaik hati menyediakan space, sehingga foto2 saya akan tersimpan dengan aman dan bisa diakses secara online.

Hingga SETAHUN kemudian, saya iseng2 memberi caption untuk foto berjudul “Anak daro…”. Tidak lama setelah itu, muncul notification di hape saya, dari Instagram. Tumben. Maksudnya apa ya?

Begitu buka Instagram, muncul lagi kotak pop-up oranye bergambar Love di pojok kanan bawah. Setelah diklik, oh ternyata ada orang lain yang suka sama foto “Anak daro” tsb.

Lho, ternyata foto saya bisa dilihat orang lain! Setelah saya klik orang tsb, tampillah foto2 yang sudah pernah dia upload. Dan sayapun bisa juga memberi Love pada foto2nya.

Wow.

Nggak pernah terbayangkan sebelumnya bahwa ada interaksi seperti itu di Instagram. Foto “Anak daro” rupanya telah menghubungkan saya dengan “dunia luar”. Dari situ saya mulai memahami makna “Share” di Instagram. Dan pengertian saya tentang socmed pun terkoreksi, bahwa ternyata socmed itu tidak harus didasari  oleh pertemanan.

Di masa2 berikutnya, saya mulai mengerti maksud istilah2 socmed, seperti hashtag, follower, feeds, dll.

Sementara itu, hobi fotografi pun kembali berdetak…

Halo, Website Unit Kerja :)

Minggu lalu saya dapat surat undangan untuk menghadiri rapat yang membahas rencana pembuatan website suatu unit kerja. Membaca surat tersebut, langsung terbayang puluhan website sejenis yang dibangun sejak bertahun-tahun lalu namun jarang di-update. Kalaupun “up-to-date“, kebanyakan isinya adalah foto-foto acara seremonial di instansi tersebut.

Dari dulu sampai sekarang, masalah utama dalam pengelolaan website unit kerja pemerintah selalu sama: Content. Hal ini mungkin diawali oleh adanya anggapan bahwa “Website yang bagus adalah seperti detik.com”. Dan oleh karena itu, semua berlomba untuk membuat tampilan website berbasis berita seperti detik.com. Namun sayangnya, banyak unit kerja yang lupa bahwa kesehariannya bukanlah sebagai content producer seperti detik.com (yang memang merupakan media massa). Akibatnya, jarang sekali ada berita baru yang bisa di-upload, sehingga website tersebut lekas terasa usang.

Hal lain yang sering terlewat pada saat merancang website adalah “menentukan siapa targetnya”, apakah pegawai internal, masyarakat umum, sesama pegawai negeri di instansi lain, kalangan LSM, dll. Penentuan target ini akan berpengaruh kepada content yang nantinya akan disampaikan pada website. Jika targetnya adalah pegawai internal, rasanya sah-sah saja jika content yang di-upload adalah foto-foto acara seremonial di unit kerja tersebut. Namun bagi masyarakat umum, informasi tersebut rasanya tidak terlalu diperlukan.

Lantas, bagaimana website unit pemerintah yang baik?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kita perlu sejenak memerhatikan kondisi masyarakat pada saat ini. Pertama, social media sudah menjadi santapan pokok sehari-hari masyarakat. Perlu atau tidak perlu, kita selalu refleks me-refresh tampilan gawai untuk sekedar melihat informasi terbaru. Kalaupun tidak me-refresh, akan ada notifikasi yang selalu memicu kita untuk membuka gawai. Dengan demikian, sebagian besar informasi yang kita peroleh akan berasal dari social media, bukan dari website.

Kedua, akhir-akhir ini masyarakat cenderung menyukai judul berita yang catchy. Bahkan seringkali kita mendapati isi berita yang tidak sesuai dengan judulnya yang heboh. Namun, di tengah “tsunami informasi” saat ini, berita seperti itulah yang akan menonjol di antara berita-berita lainnya. Contoh judul yang catchy misalnya, “Terungkap! …. dst”, atau “Inilah Fakta Sebenarnya: …. dst”.

Ketiga, ketika memerlukan informasi tentang suatu hal, misalnya ketentuan mengenai cuti di kalangan PNS, kita cenderung membuka Google dibanding membuka Website Badan Kepegawaian Negara. Atau, ketika ingin membaca Peraturan Menteri Perindustrian nomor sekian, kita juga lebih suka mencari di Google daripada menelusuri di Website Kementerian Perindustrian. Kedengarannya memang aneh, tapi Google sudah menjadi pintu masuk ke website manapun. Ibaratnya, dulu, jika ingin masuk ke kamar teman, kita pasti masuk melalui pintu depan. Sekarang, tiba-tiba kita bisa berada di kamar tersebut tanpa lewat pintu depan.

Selain ketiga faktor kondisi masyarakat di atas, hal lain yang perlu diperhatikan adalah kesesuaian antara desain website dengan keseharian unit kerja tersebut. Maksudnya, jika unit kerja tersebut bukan merupakan content producer yang aktif (seperti Biro Humas), maka desain tampilannya jangan seperti detik.com, gunakanlah desain yang relatif pasif, misalnya blog.

Untuk unit kerja pelayanan teknis, seperti balai, sekolah, dll, bisa jadi yang paling sesuai adalah desain tampilan statis, yang penting masyarakat bisa mengetahui jenis layanan, tarif, contact person, dll. Hal ini terkonfirmasi oleh pengamatan yang dilakukan oleh seorang teman yang mengelola website unit pelayanan teknis bahwa yang sering dibuka oleh pengunjung adalah halaman tentang jenis layanan dan tarif.

Berbekal faktor di atas, kita bisa mulai merancang website yang baik untuk unit kerja pemerintah. Namun saya ingin mengawalinya dari belakang, yaitu kesesuaian antara desain website dengan keseharian unit kerja. Bagi unit kerja yang bukan merupakan content producer, ada baiknya menerapkan desain tampilan berupa blog sehingga website tersebut “tidak dituntut untuk selalu update.”

Blog ini sebenarnya cukup luar biasa. Kita selalu maklum bahwa kebanyakan blog tidak di-update setiap hari oleh penulisnya. Namun hal tersebut tidak sedikitpun mengurangi minat pembaca untuk kembali mengunjungi blog tersebut, sekedar ingin tahu apakah ada artikel baru atau tidak.

Kembali ke website unit kerja pemerintah, akan lebih baik lagi jika website tersebut berisi artikel, bukan berita. Peristiwanya mungkin sama, namun kemasannya berbeda. Sebagai contoh, baru-baru ini Pusdatin menerima sertifikat ISO 9001. Jika dikemas sebagai berita, mungkin masyarakat akan bersikap “datar” karena sudah biasa. Namun jika dijadikan informasi dengan judul “Pusdatin Siap Layani Permintaan Data ‘1 Hari Jadi'”, respons masyarakat akan berbeda.

Contoh lain, Biro Umum rutin mengadakan sosialisasi tentang cara penyimpanan arsip. Ada baiknya informasi yang di-upload ke Website Biro Umum adalah artikel tentang langkah-langkah penyimpanan arsip yang baik dan benar, sebagaimana disampaikan pada sosialisasi dimaksud. Judul artikelnya mungkin “Inilah Cara Menyimpan Arsip yang Benar.”

Nah, jika artikel tersebut dirasa menarik, maka masyarakat akan mengklik tombol Share, entah ke Facebook, Twitter, dll. Tanpa terasa, informasi pada website tersebut akan menyebar dengan sendirinya di luar dugaan kita, dan lebih cepat sampai di masyarakat melalui soial media. Secara perlahan, website kita akan populer di Google (tentu dibarengi dengan penerapan SEO yang baik). Pada saat masyarakat mencari “cara menyimpan arsip”, bukan tidak mungkin website kita yang bertengger di urutan atas.

Sebagai penutup, saya pernah membaca kesimpulan hasil penelitian sebuah LSM internasional bahwa “Data yang dipublikasikan di website pemerintah adalah data yang ingin ditampilkan, bukan data yang perlu ditampilkan.”

Dengan berkaca pada kondisi sosial masyarakat saat ini, semoga kita bisa menciptakan website unit kerja pemerintah yang tidak hanya up-to-date tetapi juga bermanfaat untuk masyarakat (serta “kalau tidak di-update pun tidak apa-apa”).

🙂